Процесс внедрения ИПИ–технологий можно представить в виде последовательного прохождения «ступеней», приведенных на рис. 1.
В связи с тем, что данный процесс неоднократно описывался в различных публикациях сотрудников «Consistent Software SPb», не останавливаясь подробно на рис. 1, приведем лишь основные положения нашего «ступенчатого» подхода:
На наш взгляд, прежде чем пытаться управлять информацией об изделии, необходимо её собрать. Целесообразнее собирать информацию в единой базе данных – электронном архиве. Бесспорно, невозможно собрать информацию об изделии на всех стадиях ЖЦ, пока эти стадии не пройдены. С другой стороны, информация должна накапливаться в процессе жизненного цикла и должны присутствовать механизмы, обеспечивающие накопление. Таким образом, необходимо пройти первую ступень – создать базу данных информации по изделию и механизмы её пополнения в процессе ЖЦ – систему электронного архива. Наполнение же электронного архива информацией по изделию будет производиться по мере появления новой информации и по мере её изменения в процессе ЖЦ.
Следующим этапом эволюции внедрения ИПИ–технологий является создание системы электронного документооборота. Системам электронного документооборота посвящено множество публикаций. В связи с этим не будем подробно останавливаться на теоретических аспектах вопроса. Постараемся изложить материал в преломлении внедрения системы электронного документооборота, как ступени внедрения ИПИ – технологий.
Основным отличием системы электронного архива от системы электронного документооборота является наличие в последней не только самой базы данных информации об изделии, но и механизмов её пополнения. На данной ступени внедрения ИПИ-технологий необходимыми являются механизмы разработки данных (проектных, административных, финансовых, маркетинговых и прочих) с учетом их маршрутизации, согласований, утверждений различными пользователями, отделами, организациями, предприятиями и прочими участниками процесса разработки информации об изделии на различных стадиях его ЖЦ.
В любой эволюции четких границ между стадиями не существует. Это правило не является исключением для ступеней внедрения ИПИ–технологий, изображенных на рис. 1. Действительно, электронный архив информации об изделии (объекте) не является чем–то статическим. В процессе его создания часто включаются механизмы движения документов. Например, перед поступлением в архив электронного образа чертежа, полученного в процессе сканирования, необходимы проверки качества сканирования и обработки изображений. Далеко не всегда целесообразно проведение процесса сканирования, записи в базу данных, обработки изображений (с целью повышения их качества) и верификации одним человеком. В связи с этим не только «полезными», но и необходимыми являются автоматизированные процедуры маршрутизации между пользователями, осуществляющими процесс пополнения архива сканированных документов. Такие механизмы, например, присутствуют в процессе создания архива сканированной конструкторской и технологической документации на ОАО «Красный Октябрь».
Опыт показывает, что при создании архива документации проектных организаций, целесообразно осуществлять «сбор» комплектов документов, производимых каждым отделом. Такой «сбор» удобнее производить «руками назначенных пользователей». По окончании процесса формирования комплектов документации от отделов необходима их маршрутизация в электронный архив с проведением проверок, отсылкой на доработку с замечаниями и т.д. Такая маршрутизация, например, используется в процессе создания электронного архива информации по объектам ОАО «Гипроспецгаз».
В процессе работы с электронным архивом после его формирования часто возникают задачи, связанные с движением документов, например, формирование заявки в центр печати. При этом должна быть произведена её маршрутизация с целью согласования между различными пользователями. Маршрут заявки и комплекта документов, подлежащих печати, заканчивается в центре выдачи графической информации (центре печати). Опять, налицо движение документов. Описанные принципы управления печатью, например, применены в системе электронного архива по верхнему строению платформы Hutton на ФГУП «ПО Севмаш» (проект «Приразломная»).
Отметим также наличие движения документов в электронном архиве в процессе проведения изменений (ревизий), когда существуют процессы согласования извещений об изменениях, согласования измененных версий документов, рассылки и прочие, связанные с движением документов, их маршрутизацией, согласованиями и прочими «атрибутами» документооборота. Например, приведенные механизмы реализованы в ОАО «Красный Октябрь», ОАО «Гипроспецгаз».
В связи с вышеизложенным, говорить о четких границах системы электронного архива и документооборота, на наш взгляд, было бы неверным.
Существует несколько подходов, несомненно, навязываемых производителями той или иной системы документооборота, указывающих приоритет системе административного, финансового, технического или прочего потока документов. Мы же утверждаем, что принципы и назначение документооборота определяются, прежде всего, родом деятельности организации. Так, документооборот предприятия, занимающегося торгово-закупочной деятельностью, в корне отличается от документооборота проектной организации или промышленного предприятия. В случае, когда предприятие занимается проектированием или производством, можно безошибочно утверждать следующее: любой документ, независимо от того информационного потока, в котором он создан на предприятии (проектный, технологический, нормативный, административный, финансовый), имеет прямую или косвенную связь с продукцией предприятия – изделиями (объектами) – для производственных предприятий или проектными документами, их комплектами – для проектных организаций. В связи с этим, мы утверждаем, что некорректно говорить о приоритетности автоматизации того или иного потока. Целесообразно, особенно в процессе создания информационных моделей изделий (объектов), внедрения ИПИ–технологий осуществлять автоматизацию документооборота всех информационных потоков.
Организация документооборота разнородных потоков (например, технического, нормативного, финансового и административного) в единой среде позволяет отображать существующие связи между техническими, административными, нормативными, финансовыми, договорными и прочими документами. Подчеркнем, что каждый документ движется в своем потоке, разрабатывается и маршрутизируется различными пользователями. Единая среда лишь отображает связи и позволяет (при наличии прав) получить информацию не только о технических данных по изделию (объекту), но и о маркетинговых, договорных, административных, финансовых и прочих. Кроме того, по окончании разработки документы, созданные в разных потоках на различных стадиях ЖЦ, сохраняются в единой БД. Только такая информационная среда поддержки ЖЦ объекта (изделия) может быть полной.
Стоит напомнить, что механизмы единой среды обеспечивают разграничение прав доступа к различным разделам и документам БД. Подобный подход успешно реализуется посредством использования программного комплекса TDMS разработки компании Consistent Software.
Несмотря на наличие в законодательстве нашей страны достаточно давно принятого Федерального Закона РФ об электронно-цифровой подписи (далее «Закон об ЭЦП»), о реализации его на промышленных предприятиях, практически никому и ничего слышать не приходилось. Это связано, по нашему мнению, с рядом причин: недостаточно адекватными формулировками, принятыми в Законе об ЭЦП; с отсутствием региональных центров; некоей инертностью мышления, мешающей принять определяемую Законом об ЭЦП подпись полным аналогом той, которая ставится «вручную» на бумаге. В связи с ограниченным объемом материала не будем подробно описывать все законодательные и технические механизмы ЭЦП.
В связи с растущим интересом предприятий и назревшей необходимостью решения проблемы подлинности электронного документа, компанией Consistent Software был проработан вопрос о возможности «постановки» ЭЦП в среде TDMS. При этом в качестве самого средства – ЭЦП был выбран сертифицированный продукт. Результатом деятельности явилось соглашение о сотрудничестве Consistent Software с фирмой «Конфидент», являющейся сертифицированным поставщиком средств защиты информации, в том числе и ЭЦП. Создан механизм взаимодействия сертифицированного средства - ЭЦП с системой TDMS. Благодаря этому, теперь все документы, находящиеся в электронном виде в среде TDMS могут подписываться ЭЦП и, согласно Закону об ЭЦП, такая подпись приравнивается к той, что ответственное лицо ставит на бумаге.
Общая схема работы ЭЦП представлена на рис. 2.
Несомненно, для реализации системы электронного документооборота и ЭЦП в рамках предприятия, необходимы нормативные акты – СТП и положения. Краеугольными, на наш взгляд, являются два: о статусе электронного документа и об электронно-цифровой подписи. Первый документ должен однозначно определять понятие электронного документа, подлинника, копии и т. д., порядок работы с электронными документами, хранения, разработки, уничтожения, ведения электронного документооборота на Предприятии. Второй нормативный документ (об ЭЦП) также необходим в связи с тем, что необходимо определить подлинность электронного документа либо в масштабах предприятия, либо в рамках Законодательства РФ. Нормативный документ Предприятия об ЭЦП должен разрабатываться на основе Закона об ЭЦП и процессов документооборота Предприятия.
Примером предприятия, где подобные нормативные акты разработаны, является ОАО «Красный Октябрь». В настоящее время, проводится работа по реализации системы ЭЦП в системе документооборота в среде TDMS c использованием сертифицированного средства ЭЦП от фирмы «Конфидент».
Отметим, что в связи с отсутствием регионального центра, положение об ЭЦП ОАО «Красный Октябрь» определяет подлинность документа в рамках Предприятия. Удостоверяющий центр – «внутренний» и находится на территории завода. С другой стороны организационные механизмы и используемые сертифицированные средства позволяют без проблем подключиться к региональному центру (в случае его появления).
Несмотря на отсутствие региональных центров, ничто не мешает созданию центров, объединяющих несколько предприятий отрасли или всю отрасль, например судостроение. Главным условием такого решения должно являться то, что все организационные механизмы и применяемые средства позволили бы при появлении сети центров подключаться к ним. Такими механизмами как раз и обладает решение, предлагаемое компанией Consistent Software в среде TDMS.
Ниже кратко перечислены примеры внедрения ИПИ-технологий на ступени создания системы электронного документооборота. Краткость изложения связана с тем, что данная информация неоднократно публиковалась.
В среде TDMS реализована система технического архива и документооборота, учитывающего маршруты разработки проектных документов, права и роли пользователей, принятые на Предприятии.
В среде TDMS реализована система электронного архива с элементами документооборота (движение документов в процессе формирования электронного архива, система проведения изменений, согласование и формирование накладных на отгрузку проектной продукции). Кроме того, проведены пилотные проекты по созданию системы обмена заданиями, системы разработки и учета договоров, документооборота в системе менеджмента качества.
В среде TDMS реализована система электронного архива и документооборота технической и административной документации.
В среде TDMS реализована система электронного архива технической и технологической документации. В процессе реализации система административного документооборота. Разработаны два нормативных документа предприятия – СТП о статусе электронного документа и положение об электронно – цифровой подписи. В процессе реализации система ЭЦП.
В среде TDMS реализована система электронного архива документации по верхнему строению платформы Hutton (проект «Приразломное») с элементами документооборота (например, разработка и согласование заданий в центр печати).
Последующие ступени внедрения ИПИ–технологий изображены на рис. 1. В связи с тем, что они неоднократно описаны в наших публикациях, и материал посвящен лишь для подробного описания систем электронного документооборота, перечислим только последующие ступени:
вернуться к
списку