Опыт компании «Бюро ESG» в интеграции средств календарного и ресурсного планирования с системами управления инженерными данными, потоками документов и работ.
Компания «Бюро ESG» уже более 15 лет успешно занимается разработкой и внедрением систем электронного архива конструкторской и технологической документации в машиностроительных отраслях, проектной и рабочей документации в ПГС, систем управления потоками документов и работ, а также PDM-, PLM-систем и систем управления инженерными данными (далее — Специализированные Системы).
Мы регулярно сталкиваемся с проблематикой календарно-ресурсного планирования автоматизируемой деятельности в области обеспечения ресурсного планирования, настройки работающего алгоритма сбора фактических данных по ресурсам, объективного контроля исполнения работ.
Учитывая опыт работы специалистов «Бюро ESG» в области Специализированных Систем, мы можем смело говорить о том, что данная проблема актуальна и может быть эффективно решена путем использования информационных систем управления проектами (далее — ИСУП): Microsoft Project, Oracle Primavera. Но в таком подходе существуют и «подводные камни», которые могут существенно снизить или вообще свести на «нет» эффективность использования специализированных средств «в отрыве» от среды автоматизации основной инженерно-конструкторской деятельности, вне контекста систем и сред автоматизации проектирования, производства, строительства, обслуживания и эксплуатации объектов и изделий. Мы выделили две основные, на наш взгляд, проблемы (хотя препятствий гораздо больше, и часть из них будет описана в этом материале):
Часто информационную систему управления проектами (далее — ИСУП, не путать с упомянутыми выше Специализированными Системами) пытаются применить с максимальной степенью детализации всех процессов: от инвестиций и финансовых потоков самого верхнего уровня до выпуска пояснительной записки для тома проектной документации или деятельности по созданию служебной записки. С одной стороны, такая детализация может увеличить эффективность и сделать прозрачными все управленческие процессы. С другой, как показала практика, данная стратегия ведет к созданию громоздких бизнес-процессов, требующих обязательного исполнения, а самое главное — ресурсных и временных затрат, часто неоправданных. Иначе говоря: есть проблемы, которые не стоит формализовать и планировать, — их проще и быстрее решить с коллегой, пообщавшись очно или по телефону.
В процессе нашей работы специалистами «Бюро ESG» были сформированы следующие подходы, лежащие в основе автоматизированного взаимодействия ИСУП со Специализированными Системами:
На основании сформулированных подходов были реализованы проекты по созданию программных интерфейсов ИСУП со Специализированными Системами в области машиностроения. Наиболее интересное решение — модуль взаимодействия ИСУП на основе Microsoft Project и системы конструкторского документооборота в среде TDMS в одном из машиностроительных КБ. Наш опыт включает разработку интегрированного решения Специализированной Системы ИСУП на основе Oracle Primavera с системой TDMS для проектирования в ПГС.
Одной из Специализированных Систем является система производства компании ИНТЕРМЕХ — Intermech Professional Solutions (IPS). Это универсальная система управления инженерными данными, потоками работ, документов, моделей при разработке КД, ТД в машиностроении, приборостроении, судостроении, а также ПД и РД при проектировании в области ПГС. Для перечисленных отраслей имеются специализированные модификации IPS. Подробно о функционале мы неоднократно писали, поэтому не будем останавливаться на нем в рамках данной публикации.
Наша основная тематика — обеспечение объективного, а главное — работающего планирования при разработке КД, ТД, ПД и РД. Модуль ImProject, являющийся частью системы IPS, позволяет реализовать календарное и ресурсное планирование в рамках проекта, не прибегая к использованию полновесных ИСУП, что значительно снижает нагрузку на исполнителей. ImProject, по заявке разработчика, «предназначен для решения задач календарного планирования, контроля и координации работ по проекту. Он позволяет разрабатывать и наполнять содержимым проекты, распределять ресурсы по задачам, отслеживать динамику выполнения и анализировать объемы работ». То есть, поддерживая базовые возможности ИСУП (составление диаграммы Ганта, ресурсное планирование, управление исполнением проекта), ImProject также является модулем, обеспечивающим автоматизированную рассылку заданий исполнителям и автоматизированный сбор фактических данных. На наш взгляд, интеграция в среду IPS дает ряд неоспоримых преимуществ, позволяющих обойти «подводные камни», описанные ранее. В ImProject реализованы все приведенные выше подходы:
Кроме перечисленных функций, специалистами «Бюро ESG» в одном из крупных ЦКБ проработаны подходы к предоставлению данных для экономистов планово-экономического отдела. Пока разработаны два пути (использование одного не исключает одновременного использования другого). Первый путь: определение стоимости работ по затраченной трудоемкости ресурсов. Подразумевает внесение дополнительного параметра ресурса — его стоимости в единицу времени; получение данных для расчета плановой стоимости по окончании планирования (данные для расчета содержат стоимость задействованных ресурсов и плановое время их работы, выдаются в виде отчета в формате XML, передаваемого в соответствующую внешнюю систему); получение данных для расчета фактической стоимости на тот или иной временной срез или по окончании проекта для корректировки деятельности и анализа. Второй вариант — определение стоимости работ по затраченному времени и данным классификатора типов работ: при планировании каждая работа синхронизируется с соответствующей строкой классификатора типов работ — части внешней системы предприятия; получение данных для расчета фактической стоимости работ (какая работа и какова ее продолжительность).
Подчеркнем, что система IPS не проводит финансово-экономических расчетов, а производит выдачу данных для их проведения в специализированных «экономических» системах.
Естественно, некорректно сравнивать ImProject в части функциональности с полноценными ИСУП, но обеспечение проектного управления внутри компании не является основной задачей данного модуля. Так, ImProject не дает выполнить настройки расчета расписания или алгоритмизированного выравнивания ресурсов, отсутствует возможность работы с базовыми планами. Ввод фактических данных не вариативен, однако в рассматриваемой предметной области проблема сбора фактов и в ИСУП зачастую не решается использованием штатного функционала. Представления аналитических данных и формы отчетов в ImProject ограниченны — не по форме, а именно в содержательной части.
Между тем, наличие возможности интеграции и обеспечение импорта-экспорта XML-файлов позволяет избежать дублирования действий при разработке планов-графиков и оптимизировать данный процесс в рамках текущих проектов (модуль ImProject используется как локальный инструмент для детального планирования внутри отдела/группы и контроля фактического исполнения, а единый план-график «собирается» и актуализируется на верхнем уровне в плановом отделе или ОУП).
Пример схемы взаимодействия отделов/подразделений и соответствующего ПО представлен на рис. 2.
Не исключены следующие подходы взаимодействия систем планирования:
Система ImProject обеспечивает возможность реализации и выполнения функций, указанных в таблице.
В терминах ImProject задача представляет собой задание, имеющее ответственного — руководителя, ресурс — исполнителя, плановые сроки выполнения, плановые трудозатраты, рабочий календарь, зависимости с другими задачами, исходные данные и результаты исполнения.
Алгоритм работы с модулем ImProject следующий:
План-график создан (рис. 6), запущен на исполнение: каждый исполнитель (он же ресурс) получит входящее сообщение (рис. 7) с подробностями по каждой назначенной задаче. В отличие от классических ИСУП, модуль ImProject уже интегрирован в среду IPS и не требует дополнительных настроек в части внутреннего документооборота — каждый зарегистрированный пользователь уже является потенциальным ресурсом и имеет доступ к почтовому сервису.
Для осуществления работы нескольких ответственных лиц (руководителей) над одним графиком возможно создать структуру подпроектов (этапов), назначив на каждый этап руководителей соответствующих подразделений-исполнителей.
Особо хочется отметить возможности и удобство работы с исходными данными и результатом по заданию. Во-первых, каждая задача плана-графика может иметь в своем составе файл любого формата в качестве исходных данных. Во-вторых, возможно настроить автоматическое наследование результата выполнения задачи в качестве исходных данных для задачи-последователя. Это решение позволяет оставить доступ к редактированию задач только руководителю, повышает прозрачность коллективной работы и оптимизирует коммуникацию между исполнителями.
Решение проблемы сбора фактических данных реализовано следующим образом. При настройке проверки результатов следует продумать алгоритм согласования и проверки для каждой задачи: будет ли это самостоятельное завершение задания пользователем (что вряд ли), будет ли это проверка руководителем (по окончании выполнения задания руководитель получает уведомление и проверяет результат задания: может его принять (100% завершение и 100% факт выполнения) или отклонить (система оставит 50% завершение и 50% факт выполнения и отправит задание на доработку). Возможна настройка автоматического маршрута согласования — после прохождения маршрута задание соберет 100% факт выполнения и все требуемые подписи. Маршруты создаются заранее, в ImProject остается только выбрать готовый шаблон.
Контроль исполнения реализован через встроенные отчеты, которые позволяют руководству высшего звена отследить ход работ по локальному проекту без изучения всего функционала IPS. Просмотр загрузки ресурсов (рис. 8) позволяет отследить как загрузку структурного подразделения (отдела, группы), так и каждого ресурса в отдельности (в отчетной форме будет указано, на каком проекте, на каких задачах и с какой загрузкой задействован ресурс).
Таким образом, модуль ImProject, интегрированный с универсальной системой управления инженерными данными IPS, является удобным средством календарного и особенно ресурсного планирования проектов по разработке ПД, РД, КД и ТД. Основным достоинством системы является не только реализация принципов проектного управления, но и актуализация фактического состояния выполнения запланированных работ, ведущихся под управлением системы IPS: максимальный эффект от автоматизации работы с задачами плана-графика достигается через механизмы использования результатов работ-предшественников в качестве исходных данных для последователей и автоматический учет процента выполнения (то есть сбора факта) после прохождения определенного заданного маршрута. Гибкость же системы IPS и ее модулей позволяет произвести доработку, детально отвечающую требованиям заказчика.
Эл. версия "САПР и Графика" Апрель, 2017 г.
Теги: | IPS, Управление проектной документацией документооборот, |